Okulum Gizlilik Politikası

Son güncelleme: 2026-10-25 · Sürüm 2.0 (çoklu dijital pano, ders veren idareci eşitlemesi)

Bu gizlilik politikası, Okulum mobil uygulamasının (geliştirici: tobiappsdigital) hangi verileri topladığını, nasıl işlediğini ve nasıl koruduğunu açıklar. Uygulamayı kullanarak bu politikayı kabul etmiş olursunuz.

1. Toplanan veriler

• Hesap bilgileri: e-posta adresi, kullanıcı adı/soyadı, rol (idareci, öğretmen, veli), bağlı olduğunuz okul. Firebase Authentication ile saklanır.
• Okul ve sınıf verileri: okul adı, il/ilçe, sınıf listeleri, öğrenci listeleri, devam-devamsızlık, notlar, ödevler, duyurular, randevular, mesajlar. Cloud Firestore'da okula özel yetkilendirilmiş şekilde saklanır. Randevu talebini (öğrenci, veli, görüşülecek personel, gün ve saat) talebi açan veli, talebin gittiği personel ve okul idaresi görür.
• Mesajlar: veli (ve öğrenci) ile öğretmen arasındaki yazışmaları okul idaresi (müdür ve müdür yardımcıları) görüntüleyebilir. İdareye bu yazışmalar için bildirim gitmez; idarenin okuması okundu bilgisini değiştirmez. Taraflar sohbet ekranında bu konuda bilgilendirilir.
• Görüntülenme bilgisi: duyuruları, ödevleri ve veliye gönderilen sonuç ve belgeleri açtığınızda açılış zamanı, adınız ve rolünüz kaydedilir; bu bilgiyi yalnız gönderiyi yapan öğretmen ve okul idaresi görür. Mesajların okundu bilgisini gönderen taraf görür. Öğretmenin ödev hatırlatması gönderdiği zaman ödev kaydında tutulur.
• Dijital pano: Okul idaresi en çok 10 pano oluşturabilir; her panonun ayrı, iptal edilebilir görüntüleme bağlantısı vardır ve bağlantıyı bilen herkes o panoyu görebilir. Panoda ders saatleri, nöbetçi ve görevli öğretmen adları, okul geneli duyuru başlıkları, yemek menüsü, sınav takvimi, idarenin yüklediği medya ve kayan duyuru yer alır; telefon, e-posta ve izinli/raporlu öğretmen bilgisi gösterilmez. Öğrenci adı gösterilmez; tek istisna, idarenin velilerden izin alarak açabileceği "Doğum günleri" kutusudur: açıksa yalnız o gün doğum günü olan öğrencinin adı, soyadının baş harfi ve sınıfı (ör. "Ayşe Y. (7-A)") gösterilir. İdare panoları uygulamadan aldığı gizli bir yönetim bağlantısıyla web sitesinden de yönetebilir; bağlantının yalnız tek yönlü özeti saklanır ve iptal edilebilir. Kötüye kullanımı önlemek için yönetim sayfasına gelen isteklerin IP adresinin tek yönlü özeti kısa süreli sayı olarak tutulur, ham IP saklanmaz. "MEB" kutusu açıksa meb.gov.tr'den günde bir kez yalnız haber/duyuru başlıkları ve tarihleri alınır. Yüklenen dosyalar okul başına 200 MB ile sınırlıdır; YouTube videoları gizlilik geliştirilmiş kipte (youtube-nocookie.com) gömülür.
• Okul logosu, duyuru/ödev görselleri, mesaj ekleri, karne PDF'leri: yüklediğiniz dosyalar Firebase Storage'da yalnız okulunuzun yetkili kullanıcılarının erişimine açık şekilde saklanır.
• Sağlık raporları (özel nitelikli kişisel veri): velinin açık rızasıyla yüklediği rapor dosyası (PDF veya fotoğraf) ve isteğe bağlı açıklama notu. Ayrıntılar aşağıdaki 3. bölümdedir.
• Okul işleri kayıtları: öğrenci izinleri (öğrenciyi teslim alan kişinin adı ve yakınlığı dahil), davranış kayıtları ve disiplin dosyaları, sınav takvimi, yemek menüsü, kurul tutanakları, Okul-Aile Birliği gelir-gider defteri, servis listeleri (şoför ve rehber personelin adı ve telefonu, duraklar), tatbikat ve "Güvendeyim" acil durum yoklamaları, kulüp ve kurs kayıtları, resmî yazıların tebliğ (okundu) kayıtları, ders programı ve görevlendirmeler, sınıf oturma planları, bilim fuarı başvuruları (proje bilgileri, öğrenci ve danışman öğretmen adları), Okul-Aile Birliği kurul üyeleri ve sınıf veli temsilcileri (ad, soyad, telefon), uygulamaya giriş yapmayan personelin (memur, hizmetli) adı, unvanı ve telefonu. Okulun yetkilendirdiği kullanıcılar rolleri kapsamında erişir; örneğin disiplin dosyalarını, Okul-Aile Birliği kurul üyelerini ve personel kayıtlarını yalnız okul idaresi görür; sınıf veli temsilcisini okul idaresi ve o sınıfın rehber öğretmeni görür; veli yalnız kendi çocuğuna ait ve veliye açılmış kayıtları görür.
• Taşımalı ve servisle gelen öğrenciler: öğrencinin geldiği adres, taşıyan kişinin adı, soyadı ve telefonu, araç plakası. Okul idaresi ya da sınıfın rehber öğretmeni kaydeder; okul personeli okuyabilir (uygulama öğretmene yalnız derse girdiği sınıfları gösterir). Veliler bu kayıtları göremez.
• Desteğe ihtiyacı olan öğrenciler: sınıfın rehber öğretmeninin işaretlediği ihtiyaç türü (kırtasiye, giyim, yemek, ulaşım) ve kısa not. Yalnız okul idaresi ve o sınıfın rehber öğretmeni görür; diğer öğretmenler ve veliler göremez.
• Muhasebe (yalnız okul idaresi bu bölümü açtıysa): öğrencinin kayıt sözleşmesi (eğitim, servis, yemek, kitap ve diğer ücretler, indirimler, taksit planı), yapılan ödemeler (tutar, tarih, ödeme şekli, makbuz numarası, kaydeden kişi), kayıt sildirmede hesaplanan kesinti ve iade; öğretmen ücret anlaşması (ders saati ücreti ya da aylık ücret, ödeme günü), aylık ders saati çizelgesi, prim, avans ve kesintiler. Uygulama ödeme almaz; kart ya da banka bilgisi istemez ve saklamaz, yalnız okulun aldığı ödemenin kaydını tutar. Kayıtları okul idaresi ve idarenin muhasebe yetkisi verdiği personel görür; veli yalnız kendi çocuğunun ödeme planını ve makbuzlarını, öğretmen yalnız kendi ücret kayıtlarını görür. Ödeme kayıtları silinmez; yanlış kayıt gerekçesi yazılarak iptal edilir. Ödeme günü yaklaşan ya da geciken taksit için veliye bildirim gider; okul hatırlatma günlerini ayarlardan değiştirebilir ya da kapatabilir.
• Öğrencinin özel durumu (özel nitelikli kişisel veri): velinin kendisinin girdiği rahatsızlık veya özel durum, düzenli kullanılan ilaç ve acil durumda yapılacaklar. Ayrıntılar aşağıdaki 4. bölümdedir.
• Rehberlik ve BEP (özel nitelikli olabilir): rehberlik görüşme kayıtlarını yalnız rehber öğretmen görür; okul idaresine yalnız sayısal özet (görüşme ve yönlendirme sayıları) gider. Bireyselleştirilmiş Eğitim Programı (BEP) planları özel eğitim ihtiyacı olan öğrenci için okul personelince hazırlanır; okul personeline ve yalnız kendi çocuğununkini görmek üzere veliye açıktır.
• Veli imzası: velinin uygulamada parmağıyla çizdiği imza (çizgi koordinatları), velinin onayıyla gezi izni ve onay formlarında kullanılmak üzere saklanır. Veli imzasını istediği zaman silebilir; hesap silindiğinde imza da silinir. İmzalanmış form yanıtındaki kopya okulun belgesi olarak kalır.
• Sesli notlar ve sesli mesajlar: mikrofonla kaydettiğiniz ses dosyaları (Notlarım ve mesaj eki) Firebase Storage'da saklanır; kişisel notlarınızı yalnız siz, mesaj ekini yazışmanın tarafları ve veli–öğretmen yazışmalarında okul idaresi dinleyebilir.
• Bildirim token'ı (FCM): push bildirim gönderebilmek için cihaz token'ı saklanır. Çıkış yaptığınızda silinir.
• Uygulamayı kullanma zamanı: son oturum açma ve uygulamanın son açılış zamanı saklanır. Okul idaresi Uygulama kullanımı raporunda öğretmen ve velilerin uygulamaya girip girmediğini ve en son ne zaman kullandığını görür.
• Hata ve performans verisi: Firebase Crashlytics ve Analytics, uygulamanın kararlılığını izlemek için kişisel olmayan teknik veri (cihaz modeli, OS sürümü, çökme stack trace) toplar.

2. İzinler ve kullanım amaçları

• Kamera — Veli, sağlık raporunu fotoğraflamak isterse kullanılır. Android'de çekimi cihazın kendi kamera uygulaması yapar; Okulum kameraya doğrudan erişmez ve CAMERA izni istemez. iOS'ta ilk kullanımda sistem kamera izni sorulur (reddedebilirsiniz; galeri ve PDF seçimi çalışmaya devam eder). Çekilen fotoğraf galerinize kaydedilmez, yalnız siz "gönder" dediğinizde yüklenir.
• Fotoğraf ve dosya seçimi — Galeriden görsel seçimi sistemin fotoğraf seçicisiyle, PDF/dosya seçimi sistemin dosya seçicisiyle yapılır. Uygulama yalnız sizin seçtiğiniz dosyayı görür; galerinize veya depolamanıza genel erişim izni (READ_MEDIA_IMAGES, READ_EXTERNAL_STORAGE vb.) istenmez.
• Dosya kaydetme ve yazdırma — İndirilen raporlar sistemin "kaydet" penceresiyle sizin seçtiğiniz konuma kaydedilir, yazdırma sistemin yazdırma hizmetiyle yapılır; ek izin gerekmez.
• Mikrofon (RECORD_AUDIO) — Yalnız siz sesli not ya da sesli mesaj kaydettiğinizde ve sesle yazdırma (dikte) kullandığınızda. Dikte cihazda çalışır; ses tanıma için konuşmanız sunucuya gönderilmez. Dikte modeli ilk kullanımda bir kez indirilir (alphacephei.com); bu indirme sırasında yalnızca standart bağlantı bilgisi (IP adresi) iletilir.
• POST_NOTIFICATIONS — Yeni mesaj, ödev, duyuru ve devamsızlık bildirimlerini göstermek için.
• VIBRATE — Bildirim geldiğinde cihazı titreştirmek için.
• INTERNET, ACCESS_NETWORK_STATE — Verileri Firebase ile senkronize etmek için.

3. Sağlık raporları

Sağlık raporu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) 6. maddesine göre özel nitelikli kişisel veridir. Bu yüzden:

• Amaç: öğrencinin devamsızlık/mazeret durumunun okul idaresince değerlendirilmesi. Başka amaçla (reklam, analitik, profil çıkarma) işlenmez.
• Hukuki sebep: velinin açık rızası. Rapor, veli uygulamada aydınlatma metnini okuyup açık rıza kutusunu işaretlemeden yüklenemez; onaylanan metnin sürümü ve onay zamanı kayıtla birlikte saklanır.
• Kimler erişir: yalnız okul idaresi (müdür ve müdür yardımcıları) raporu görür, indirir ve yazdırır; yükleyen veli kendi yüklediği raporları görür. Öğretmenler, diğer veliler ve geliştirici uygulama üzerinden erişemez; bu kısıt sunucu tarafındaki güvenlik kurallarıyla uygulanır.
• Saklama süresi: rapor, okul idaresi ya da yükleyen veli silene kadar saklanır. Veli, yüklediği raporu uygulamadan istediği an silebilir; silmek açık rızanın geri alınması anlamına gelir. Silinen rapor dosyası ve kaydı sunucudan kalıcı olarak kaldırılır.
• Yer ve aktarım: dosya şifreli bağlantıyla yüklenir ve Google Firebase'in Almanya (Frankfurt, europe-west3) bölgesindeki sunucularında saklanır. Bu, KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarımdır ve açık rızaya dayanır.
• Veri sorumlusu: raporların veri sorumlusu okuldur; Okulum (tobiappsdigital) veri işleyen olarak yalnız hizmeti sağlar. KVKK m.11'deki haklarınız (bilgi talebi, düzeltme, silme vb.) için okul idaresine veya tobiappsdigital@gmail.com adresine başvurabilirsiniz.

4. Öğrencinin özel durumu

Öğrencinin rahatsızlığı, kullandığı ilaç ve acil durum talimatı sağlık bilgisidir; KVKK m.6'ya göre özel nitelikli kişisel veridir. Bu yüzden:

• Amaç: okulda öğrencinin sağlığının korunması ve acil bir durumda doğru müdahale. Başka amaçla işlenmez.
• Hukuki sebep: velinin açık rızası. Bilgiyi yalnız veli girer; veli açık rıza kutusunu işaretlemeden kayıt yapılamaz. Onaylanan metnin sürümü ve onay zamanı her kayıtla birlikte saklanır.
• Kimler erişir: okul personeli okuyabilir; uygulama bu bilgiyi okul idaresine, sınıfın rehber öğretmenine ve öğrencinin derslerine giren öğretmenlere gösterir. Personel bilgiyi değiştiremez ve silemez. Diğer veliler ve geliştirici uygulama üzerinden erişemez; bu kısıt sunucu tarafındaki güvenlik kurallarıyla uygulanır.
• Saklama ve silme: veli bilgiyi istediği an değiştirebilir veya silebilir; silme açık rızanın geri alınmasıdır ve kayıt sunucudan kalıcı olarak kaldırılır. Öğrenci okuldan silindiğinde bu kayıt da silinir.
• Yer, aktarım ve haklarınız: 3. bölümdeki sağlık raporlarıyla aynıdır (Google Firebase AB bölgesi, açık rızaya dayalı yurt dışı aktarım; veri sorumlusu okuldur).

5. Verilerin paylaşımı

Verileriniz üçüncü taraf reklam ağlarına satılmaz veya paylaşılmaz. Yalnızca aşağıdaki Google hizmetleri ile paylaşılır (Google Cloud / Firebase, EU bölgesi):

• Firebase Authentication (oturum yönetimi)
• Cloud Firestore (yapılandırılmış veri)
• Firebase Storage (dosyalar)
• Cloud Functions (sunucu işlemleri)
• Firebase Cloud Messaging (push bildirim)
• Firebase Crashlytics + Analytics (kararlılık ve kullanım istatistiği)
• Firebase App Check + Play Integrity (kötüye kullanım önleme)

Öğretmen Asistanı ile eşitleme (isteğe bağlı, öğretmen ve ders veren idareci): Öğretmen, Okulum'daki Asistan verisini kendi Öğretmen Asistanı Pro uygulamasıyla tek kullanımlık, 10 dakika geçerli bir kodla eşleştirip eşitleyebilir. Eşitlenen: sınıflar, öğrenci adı ve numarası, sınav ve ölçme sonuçları, ders içi takip, yapılacaklar ve kazanım notları. Veli adı ve telefonu aktarılmaz; ders programı, ödev, yoklama, BEP ve davranış kayıtları eşitlenmez. Veri iki cihazda üretilen anahtarla uçtan uca (AES-256) şifrelenir ve Öğretmen Asistanı'nın Google Firebase sunucusu üzerinden aktarılır; sunucu içeriği göremez, şifreli değişiklikler en geç 30 günde silinir. Sunucuda yalnız eşleşme kaydı (Okulum kullanıcı kimliğinin tek yönlü özeti ve okul kimliği) tutulur. Okulum'daki sınıf listesinden çıkarılan öğrenci Öğretmen Asistanı'ndan da silinir. Aktarılan veri öğretmenin kişisel uygulamasında da bulunur. Eşleşme öğretmen tarafından kaldırılabilir; öğretmen hesabı silinince ya da okulda pasife alınınca kendiliğinden kaldırılır. Ders veren idarecide yalnız ders verdiği ve rehberi olduğu sınıflar eşitlenir.

6. Veri saklama ve silme

Hesabınızı uygulamanın içinden silebilirsiniz (Profil → Hesabımı Sil). Silmede hesabınız ve giriş yetkiniz kalıcı olarak silinir. Veli hesabını silerse veli kaydı (ad, telefon), kendi şifresi ve imzası silinir; öğrenci kaydındaki veli iletişim bilgisi yalnız silen veliye aitse silinir, öteki velinin bilgisi kalır. Öğrenci listesi, yoklama, not ve tutanak gibi okulun kurumsal kayıtları kişisel hesabınız değil okulun kaydıdır; muhasebe kayıtları (sözleşme, ödeme, öğretmen ücreti) da okulun mali kaydıdır. Okul veri sorumlusu olduğu için bunlar okulda kalır, bu kayıtlarla ilgili talepleriniz için okul idaresine başvurabilirsiniz. Okulun bütün verilerinin silinmesi talebini okul idarecisi tobiappsdigital@gmail.com adresine gönderebilir; talep en geç 30 gün içinde yerine getirilir. Crashlytics gibi teknik kayıtlar Google'ın kendi politikalarına göre 90 gün içinde rotasyonla silinir. Sağlık raporlarının saklama süresi için 3. bölüme bakın.

7. Çocukların gizliliği

Okulum bir okul yönetim aracıdır; öğrenci verilerini yalnızca okul idaresinin yetkilendirdiği kişiler okul adına işler. Öğrencilerin uygulamada hesabı yoktur; öğrenci adına veli işlem yapar. Veli ve öğretmen hesapları idarecinin sisteme tanımlamasıyla oluşur ve okulun sorumluluğu altındadır. Uygulama çocukların kendi başına kullanımına yönelik değildir.

8. Güvenlik

İletişim TLS 1.2+ ile şifrelidir. Yetkilendirme Firebase Auth custom claims ve Firestore rules ile sunucu tarafında uygulanır. Uygulamanın sahteciliğe karşı kontrolü Firebase App Check (Play Integrity) ile yapılır. Şifreler sunucuda tek yönlü (bcrypt) olarak saklanır; geliştirici şifreleri okuyamaz. Okul idaresinin veliye verdiği şifre geçicidir: veli ilk girişte kendi şifresini belirlemeden uygulamayı kullanamaz. Her veli (anne, baba) kendi şifresini kullanır; okulun verdiği ilk şifre yalnız çocuğa bağlanmak içindir.

9. Değişiklikler

Bu politika güncellenebilir. Önemli değişikliklerde uygulama içinde ve bu sayfanın üst kısmında bilgilendirme yapılır.

10. İletişim

Sorularınız için: tobiappsdigital@gmail.com